|
Az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Program (ÁROP) keretében került benyújtásra a Fertődi Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése c. pályázat.
A pályázathoz az Európai Unió és a Magyar Állam által nyújtott 92%-os támogatási intenzitású támogatás összege: 20 000 000 Ft
A pályázat megvalósításához Fertőd Város Önkormányzata 1 922 197 Ft saját forrást biztosít, ekként a projekt összköltsége: 21 922 197 Ft.
A Támogatási Szerződés hatályba lépésnek dátuma: 2009. június 16.
A projekt megvalósításának kezdete: 2009. június 2.
A projekt megvalósításának vége: 2010. szeptember 3.
Kedvezményezett szervezet:
Fertőd Város Önkormányzata
9431 Fertőd, Madách sétány 1.
Közreműködő Szervezet
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.
Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
Telefon: (1)224-3221
Fax: (1)224-3115
Internet: http://www.vati.hu
A Polgármesteri Hivatal
A fertődi Polgármesteri Hivatal 22 főt foglalkoztat. A szervezet a következőképpen áll össze:
A jegyző alá tartozik
- Hatósági Osztály (Okmányiroda, Városi Gyámhivatal, Igazgatási Csoport, Építésügyi Csoport) 11 fővel,
- Pénzügyi osztály (Költségvetési Csoport, Adóiroda, Pénztár) 7 fővel
- illetve a Titkárság és Szervezési Csoport 3 fővel.
A Hivatal munkáját több külsős (nem közszolgálati jogviszony keretében foglalkoztatott) munkatárs segíti a művelődés, beruházás, ellenőrzés területén.
Az Önkormányzat 3 közoktatási intézményt, (Fertődi Általános Iskola, Fertődi Napköziotthonos Óvoda, J. Haydn Zeneiskola Alapfokú Művészetoktatási Intézmény), egy szociális intézményt (Fertőd Mikro-térségi Szociális Szolgáltató Központ) és egy Kulturális intézményt (Városi Könyvtár) tart fenn. Ezek között a Fertődi Általános Iskola, a Fertődi Napköziotthonos Óvoda és a Fertőd Mikro-térségi Szociális Szolgáltató Központ társulásban fenntartott intézmények.
A Hivatalban tanúsított minőségbiztosítási rendszer, illetve CAF rendszer nem működik. A Hivatal egyes szervezeti egységeinek teljesítményét egyrészt a törvény által előírt módon, másrészt az osztályvezetők jelentései, beszámolói alapján mérik a hivatalban. Az értékelés évente, a minősítés körülbelül háromévente történik.
A Hivatal egyes szervezeti egységei közötti kapcsolattartás vezetői értekezletek, osztályértekezletek formájában történik. A fenntartott intézményekkel az Önkormányzat munkaértekezletek során vitatja meg az aktuális kérdéseket, teendőket. A társulásban működő intézmények esetében az intézmények vezetői havi rendszerességgel tartanak értekezletet a tagintézmények vezetőinek. A különböző fejlesztéseknél témákra, fejlesztési területekre vonatkozóan ún. munkacsoport egyeztetéseken, illetve közmeghallgatásokon kérik ki a lakosság véleményét, illetve elképzelési javaslatait.
A Hivatalban az ügyfelek elégedettségét külön nem mérik.
A Hivatal egésze informatizált, de hálózatra kötés, illetve egy-egy részleg szoftver és hardver fejlesztése még szükséges.
E pályázat keretében integrált pénzügyi szoftver beszerzésére, valamint honlap fejlesztésre kerül sor.
A projekt indokoltsága és főbb céljai
Jelen projekt a fertődi Polgármesteri Hivatal működésének optimalizálását célozza.
A projekt főbb tevékenységei:
- szervezetfejlesztés (kérdőíves felmérések, mélyinterjúk, szervezeti dokumentumok tanulmányozása, programok kidolgozása, folyamatok értékelése, átalakítása, korrekciója),
- képzések (tréningek),
- disszeminációs tevékenység, melynek keretében az önkormányzati honlap modernizálására kb. bruttó 350.000,-Ft értékben.
- immateriális javak (szoftverek) beszerzése.
A hivatal működésében jelentkező esetleges zavarok, időgazdálkodási problémák, felesleges tevékenységek indokolttá teszik a Hivatal és a munkafolyamatok átvilágítását, átalakítását. A rendszerszintű szemlélet kialakulásának legfőbb gátja a stratégiai gondolkodás hiánya. Szükség van egy civil stratégiára is, mely szabályozza az önkormányzati civil kapcsolatok rendszerét, a Polgármesteri Hivatal által fenntartott kapcsolati háló működtetését, a civil szervezetek bevonását a döntéshozatali folyamatokba, ennek eljárásrendjét és a civil szervezetek önkormányzat általi támogatásának eszközeit, formáját. Ezen felül létesíteni kell egy adatbázist, mely a településen működő civil szervezeteket, képviselőiket, elérhetőségüket, fontosabb adataikat, tevékenységi körüket, kommunikációs felületeiket tartalmazza.
Szükség lenne egy olyan kiegyensúlyozott mutatószámrendszer kidolgozására, amely segítségével a szervezet működése és teljesítménye nyomon követhető és szükség esetén korrigálhatóak a munkafolyamatok.
Jelenleg az ügyfélszolgálati ügyintézés túlzottan komplikált, bürokratikus, a felesleges feladatok elvégzését minimalizálni kell; egy átláthatóbb, egyszerűbb folyamatívre van szükség.
Nem megfelelően használt kommunikációs csatornák és technikák révén a fenntartott intézményekkel való kapcsolttartás nehézkes. A szervezet kommunikációs térképe, nyilvánosságfelületei nincsenek meghatározva, a meglévő informatikai eszközök használata nem eléggé elterjedt. Az új, korszerű kommunikációs módszerek használata csak részben biztosított. A kiemelt, téma szerinti ügykezelések átvizsgálása, eltervezése a partnerek, intézmények bevonása nem, vagy csak részben történt meg. Szükség van az információ áramlásának áttekintésére, az információs csatornák átvilágítására, tervezésére és a visszacsatolás beépítésére a hivatal működésébe.
A költségvetési eljárás folyamata a tervezéstől az ellenőrzésig átfogó modernizációt igényel, a források hatékonyabb elosztása érdekében
A közbeszerzések területén a munkatársak zöme tapasztalatlan, így rendszeresen külső szakértőt igényel a közbeszerzések lebonyolítása. Ez költséges, és komplikálja, fölöslegesen meghosszabbítja a folyamatot.
Jelen projekt keretein belül a Hivatal kompetencia alapú tréningeket, szakmai oktatásokat biztosít a munkatársai és a felügyelt intézmények vezetői, dolgozói számára.
| Képzés neve |
Várható dolgozói létszám (fő) |
Képzés tervezett ütemezése
|
Projektmenedzsment tréning
|
6
|
2009. június
|
Stratégiai gondolkodás fejlesztése tréning
|
6
|
2009. szeptember
|
Közbeszerzési ismeretek a gyakorlatban
|
6
|
2009. szeptember
|
Időgazdálkodás tréning
|
10
|
2009. október
|
Folyamatoptimalizálás tréning
|
8
|
2009. október
|
Költségvetés készítési, elfogadási, végrehajtási és ellenőrzési technikák
|
8
|
2009. november
|
Ügyfélszolgálati képzés
|
10
|
2009. november
|
Disszemináció és partnerségépítés
|
6
|
2009. december
|
Ezenkívül szervezetfejlesztő tanácsadók által átvilágításra kerülnek a Hivatal főbb folyamatai, a külsős partnerekkel és fenntartott intézményekkel való kapcsolattartás formái, az Önkormányzat civil stratégiája, a Hivatal nyilvános, lakosság felé történő kommunikációjának módjai. Kialakításra kerülnek olyan eredményességi mutatószámok, amelyek hivatottak mérni a Hivatal és a munkatársak teljesítményét. Mindezek mellett részletes vizsgálatra és összehangolásra kerülnek a település pályázati lehetőségei, stratégiai tervei és a költségvetés.
|
Tevékenység neve
|
Időtartama (nap)
|
Tevékenység tervezett ütemezése
|
Tevékenység eredménye
|
Diagnosztika
|
3
|
2009. szeptember
|
Helyzetkép
|
Főfolyamat átvilágítás, átstrukturálás
|
3
|
2009. október
|
Folyamatleírás, folyamattérkép
|
Public Relations, Disszemináció és partnerségépítés
|
4
|
2009. október
|
Az informatikai és kommunikációs rendszer fejlesztése, kommunikációs térkép
|
Önkormányzat civil stratégiájának elkészítése
|
3
|
2010. február
|
Adatbázis, Folyamatleírás
|
Felügyelt intézményekkel kapcsolattartás
|
3
|
2010. március
|
Folyamatleírás, folyamattérkép
|
BalancedScoreCard
|
4
|
2009. április
|
A stratégiai céllebontás lehetőségét biztosító BSC (Balanced Score Card).
|
Önkormányzat pályázati lehetőségeinek feltérképezése a költségvetési tervezés és a településfejlesztési stratégia összehangolása érdekében
|
3
|
2009. április
|
Fejlesztési dokumentumok, feljesztési térkép
|
A projekt keretén belül az alábbi szoftverek kerülnek beszerzésre:
A Projekt számszerűsíthető eredményei
|
Mutató neve
|
Kiinduló érték
2009
|
2009
|
2010
|
Kumulált érték
|
Bevont partnerek száma (db)
|
0
|
3
|
4
|
7
|
Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma (db)
|
0
|
4
|
0
|
4
|
Átalakított szervezeten belüli eljárások száma (db)
|
0
|
2
|
2
|
4
|
A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalók aránya (%)
|
0
|
60
|
0
|
60
|
Képzettek száma (fő)
|
0
|
4
|
4
|
8
|
Ügyfélelégedettség növelése
|
0
|
0
|
15
|
15
|
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
Hivatkozások:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.
Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság
http://www.vati.hu/
Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
http://nfu.hu
|
)
